+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Правила постановки исходящего номера

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как звонить с любого номера или остерегайтесь мошенников

Правила постановки исходящего номера

Форма ЗПС См. Форма N1 См. Правила заполнения журнала регистрации исходящей отправляемой корреспонденции Прежде чем зарегистрировать документ в журнале, нужно предварительно его просмотреть на предмет правильности исполнения оформления. Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно! Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. К документам, не подлежащим регистрации , как правило, относятся :. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер индекс документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы , например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании.

Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа : секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов.

При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек. При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается.

Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам. Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки , так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки.

Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству. Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:. Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью.

До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, эти данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы:. Такая карточка может конструироваться на формате А5 x или А6 x Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.

Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали. При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна предлагается большинством компьютерных программ выводимая на экран форма регистрационной карточки РКК , в которую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.

При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. Например, добавить:. Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и свои особенности. Форма электронной регистрационной карточки, как правило, содержит как данные поля , заполняемые вручную например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции , данные поля , которые вводятся автоматически дата регистрации, регистрационный номер документа , и данные поля , которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков.

Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки , но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе. Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список.

Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т. Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными.

Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.

Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.

Каждый вид документа приказы , распоряжения , договоры , докладные записки регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах организации и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов.

Обработка документов. Исполнение документов. Номенклатура дел. Формирование дел. Хранение документов. Содержание Регистрация документов Формы регистрации документов Регистрация входящих документов Регистрация исходящих и внутренних документов.

Все материалы сайта www. Полная и частичная перепечатка материалов с www. E-mail: info grandars. Документооборот Документооборот Обработка документов Регистрация документов Исполнение документов Номенклатура дел Формирование дел Хранение документов Экспертиза ценности документов. Делопроизводство История делопроизводства Инструкция по делопроизводству Должностная инструкция Адресат и адресование документа Содержание Регистрация документов Формы регистрации документов Регистрация входящих документов Регистрация исходящих и внутренних документов.

Как запретить входящие или исходящие звонки Как запретить входящие или исходящие звонки Не всегда и не все входящие вызовы хочется принимать, а иногда и появляется необходимость установить запрет вызова с определенного номера. Бывают и ситуации, когда нужно включить запрет вызовов не только на определенные входящие номера, но и сделать запрет на исходящие звонки, а учитывая современные технологии и услуги, можно сделать это абсолютно просто.

Главное заключается в выборе нужного варианта, в зависимости от установки необходимого для пользователя запрета либо на входящие или исходящие вызовы - настроить блокировку на один определенный номер, или поставить запрет на все номера. Сегодня мы расскажем как использовать функции и услуги по запрету входящих и исходящих вызовов, как настроить сервисы на своем телефоне от ведущих операторов, и как отключить блокировку звонков если она станет не нужна.

Как объяснить, что так делать недопустимо? Согласно п. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия наказание для того лица, кто был назначен ответственным. При работе с юрлицами ИП необходимо выставлять счета на оплату.

Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября г. То есть регистрировать нужно не только традиционные бумажные регистрация документы, но и те, что получены по факсу, электронной почте и другим каналам связи. Нужно ли повторно регистрировать документ, если он передается в другое структурное подразделение? Нет, не нужно. Инструкции подходят для версии Askozia 7.

Звонки во внешний мир в город через обоих провайдеров Zadarma реализуются по одинаковому исходящему правилу : это десятизначный номер, начинающийся с 7. Схематично задачу можно изобразить следующим образом:. Направить звонки по определенному провайдеру можно, используя префиксы исходящих шаблонов. Схематично это можно изобразить следующим образом:. Текст входящей телефонограммы записывается печатается получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1. Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами. Или внутренние документы — одна нумерация, исх.

В Инструкции я что-то этого не нашла.

Как пишется исходящий номер на документах

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте — регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов. Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними. Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс номер , присвоенный каждому письму. Кем осуществляется прием и входящих документов?

Правила постановки исходящего номера. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и.

Порядок проставления исходящего номера

Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа. Если директор уполномоивает начальника подразделения вести от своего имени не контрактную переписку например, обычная переписка по снабжению , необходимо ли иметь секретарю оригинал письма с подписью исполнителя и начальника данного отдела, либо можно подобные письма хранить только в подразделении-авторе письма? В секретариате хранятся документы, прошедшие регистрацию журнал исходящих. В некоторых случаях возможно текущее хранение документов подразделения в копиях , если они затрагивают стратегические вопросы организации. Важно Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются — если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется специальный акт, и вместе с актом письмо возвращается отправителю. Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер.

Исходящий номер документа

Форма ЗПС См. Форма N1 См. Правила заполнения журнала регистрации исходящей отправляемой корреспонденции Прежде чем зарегистрировать документ в журнале, нужно предварительно его просмотреть на предмет правильности исполнения оформления. Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Подписанные письма, если отправляем по факсу и не требуется отправлять оригинал, подшиваются в папку. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется. Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами? В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их? Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

.

Правила постановки исходящего номера. Скорее всего, придется завести под них отдельный журнал регистрации. Сделать это можно в любой момент.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Никогда не звони на свой собственный номер • Nepeta
Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Никанор

    Отличное видео, думаю стоит продолжить эту тему и у меня вопрос. Проходил службу по мобилизации 14-15 года в г. Балаклея военный арсенал который находится за зоной проведения АТО, военнослужащие по мобилизации которые проходили службу не получили участника АТО, это действие законно?

  2. Ганна

    Красиво рассказывает. Сразу понятно. всем нужны деньги. Если вас схватили за жабры по уголовке это не значит что вы преступник. Это значит, что они пришли заработать денег. Бизнес это искусство отнимать деньги. законными или незаконными способами. Это в первую очередь отъем денег. П закон законодательство, суды это тоже бизнес и больше ничего.